Tipy, jak správně nakládat s emaily

13-6-2012 Plánování času 0 komentářů

Emaily – v oblasti plánování času často zmiňované téma. Co je tedy na emailech tak hrozivého, že se o nich musí zmínit každá kniha o time managementu?

Tipy, jak správně nakládat s emaily

Pokud patříte k lidem, kteří ráno v kanceláři zapnou počítač a první tlačítko, které stisknou, nese nápis „přijmout poštu“, podívejme se, jaké procesy tím spustíte a co se děje ve vašem mozku.

Součástí mnoha pracovních pozic v současné době je „být neustále k zastižení“. Mnoho lidí žije v iluzi, že pokud budeme schopni v kteroukoli denní i noční dobu zareagovat na telefonát nebo email, bude vše probíhat rychleji, efektivněji. Vyrobí se více výrobků a stihne se více práce. Pokud ale víte, jak funguje mozek, uvědomíte si, že takový stav „neustále na příjmu“ uvádí zaměstnance do neustálého stresu. Je to takový plíživý, nenápadný stres. Vychází z toho, že si kdesi na podvědomé úrovni uvědomujeme, že zpráva o problému nebo krizové situaci pořád číhá někde za rohem, jako predátor. Nikdy nevíme, kdy budeme muset mobilizovat všechny síly a problém vyřešit.

Pěkná paralela toho, jak funguje náš mozek, je představit si naši myšlenkovou kapacitu jako jeviště. Spíš jevišťátko. Vejde se na něj jen hrstka herců. Výzkumy dokazují, že s bídou čtyři (položky, jména, problémy, úkoly či jiné proměnné). Toto jeviště je osvětlováno reflektory, které mají obrovskou spotřebu energie a vydrží jasně svítit jen chviličku. Přiřazování priorit (úkolům, emailům) je nesmírně energeticky náročné. Když ráno „rozsvítíte reflektory na plno“ a začnete třídit poštu, světla zhasnou dříve, než se dostanete ke skutečně důležitým úkolům. A to nemluvím o stresových hormonech, které se vyplaví ve chvíli, kdy vidíte, jak se schránka plní a začnete se cítit zavaleni prací.

Jak z toho ven?

Vypěstujte si návyk nezapínat poštovního klienta hned ráno. Místo toho začněte tím, co je skutečně ten den nejdůležitější a pokud to splníte, bude to stačit k tomu, abyste na sklonku dne měli radost z dobře odvedené práce.

Naučte se vybírat poštu ze začátku třeba jen dvakrát denně. (S vizí, že se dopracujete k vybírání pošty třeba jen jednou týdně nebo ještě méně často…) Pošlete všem email, ve kterém jim oznámíte, v které hodiny budete poštu vybírat a aby vám zavolali, pokud potřebují něco, co do nejbližšího vybírání schránky nepočká. Zároveň nastavte standardy efektivní emailové komunikace. Vyhněte se firemnímu „emailovému chatu“, kdy se jednoduchá věc, jako domluvení času a místa obchodní schůzky, řeší sérií emailů, okrádající nás o soustředění a čas. Takový email může vypadat například tak, že navrhnete rovnou místo, čas a program schůzky a jednu dvě záložní varianty. Stačí pak už jen krátký potvrzující email a vše je vyřešeno.

Další tipy na to, jak využít vlastnosti našeho mozku v náš prospěch, uslyšíte na některém z příštích webinářů.


Žádný komentář k článku

Není zde zatím žádný komentář. Buďte první, kdo jeden napíše...

Přidat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *